Оформление букинга
Международные перевозки морским транспортом требуют оформления букинга. В этом отношении необходимо иметь представление о нескольких его видах.
Один из образцов букинга – это документ на бланке отправителя, содержащий номер документа, проформу invoice, по которой идет отгрузка, notify party, т.е. сторона, указанная в накладной, которую перевозчик должен информировать о доставке груза в порт назначения. Этот документ содержит информацию об отправителе, получателе, портах загрузки и разгрузки. Предоставляются данные об упаковке, маркировке груза, дается описание груза, количество грузовых мест, а также вес и размер (объем) груза. Кроме этого необходимо указать, как оплачивается фрахт, нужны ли оригинальные коносаменты и в каком количестве, в случае международных контейнерных перевозок грузов, указывается размер контейнера, будет ли контейнер предоставляться через агента или же сам отправитель будет загружать его, а затем отправлять обратно в порт. В этом случае также записывается номер трейлера.
Существует букинг на бланке клиента линии (shipping order), который высылается агентом линии отправителю, а тот, в свою очередь, его заполняет и заверяет печатью. Впоследствии документ снова переправляется агенту.
В shipping order, как и в первом указанном документе, имеется информация о порте загрузки, конечном порте разгрузки, наличии оригинального коносамента, о количестве мест, морском фрахте, дается описание груза. Помимо этого на бланке указываются номера телефонов, факсы, возможные способы оплаты, записывается, на какой корабль претендует отправитель, полный ли это контейнер или сборный груз. Далее документ указывает экспортную лицензию отправителя, номер букинга и нужна ли страховка. В случае если оплата проходит по сервис-контракту с фиксированными ценами, то в документе нужно предоставить и эту информацию.
В букинге может быть указан таможенный код, который используется агентом при выписке декларации о ввозе товара на территорию Евросоюза. В бланк заносится вес брутто, кубатура контейнера, локальные платежи отправителя и получателя, варианты оплаты, информация о том, где именно получатель хочет осуществить платежи, в каком месте отправителю предпочтительнее будет забрать коносаменты. Здесь же оговариваются общие условия и сроки международной перевозки морским транспортом. Требуется также указать, использовалась ли при упаковке груза обработанная древесина. Далее следуют специальные инструкции, в которых отправитель высказывает дополнительные требования (например, когда необходимо подать контейнер на загрузку). В бланке указывается, является ли груз опасным или безопасным.
После оформления букинга агент линии высылает отправителю оригинал, а экспедитору – копию Booking confirmation, еще один документ, смысл которого – показать путь следования контейнера вместе с ориентировочными датами прибытия в каждую конкретную точку. В бланк вносится информация о том, когда порожний контейнер забирается из контейнерного депо, когда возвращается вместе с грузом в этот же терминал, указывается название корабля, вояж, дата отгрузки, дата прибытия. Документ подтверждает, что линия приняла контейнер к перевозке.
После того, как агент выслал Booking confirmation, происходит оформление коносамента. Коносамент содержит те же данные, которые есть в Booking order и Booking confirmation. В нем также расписана вся ответственность, которую несет отправитель, получатель, перевозчик, субподрядчики при этой перевозке.
Release Note получают после того, как уполномоченный агент получает от клиента три коносамента. В нем указываются данные о судне, доставившем груз в порт, его вояж, дата прибытия, перечисляются все данные о контейнере и когда возможен его забор и дальнейшая транспортировка.